W biurach, archiwach, domowych gabinetach, przychodniach, szkołach… Wszędzie gromadzi się ogromne ilości papierowych dokumentów, które trzeba przechowywać przez długie lata. Pomimo efektywnego wdrażania systemów elektronicznych w niektórych firmach, wciąż pewne dokumenty z racji swojej rangi muszą być gromadzone fizycznie. Jak sobie radzić z rosnącymi stosami papierów?
Porządek musi być!
Niewątpliwie najistotniejszą kwestią w przypadku dokumentów, jest utrzymywanie porządku. Rzecz jasna, nie chodzi tu o zmiatanie kurzu z segregatorów, tylko o zastosowanie logicznego, konkretnego katalogowania. Wszystkie osoby pracujące w danym miejscu muszą być zaznajomione z systemami obiegu dokumentów w tej firmie. Muszą stosować się do reguł panujących w danym miejscu, gdy chodzi o przetwarzanie danych, a także sortowanie dokumentacji. W niektórych firmach zatrudniani są nawet specjaliści zajmujący się wyłącznie dbaniem o prawidłowy obieg dokumentów! Należy ustalić powszechnie obowiązujący system klasyfikacji.
Konkretne sprawy powinny być kierowane na konkretną półkę, oznaczane konkretnym kolorem segregatorów, dodatkowo skatalogowane alfabetycznie, na przykład nazwiskami klientów. Istotne jest również, aby dokumenty księgowe znajdowały się w dziale księgowości, kadrowe – w kadrach, raporty finansowe w dziale finansowym, i tak dalej.
Prawidłowe katalogowanie dokumentów
Osoba, która poszukuje konkretnego dokumentu w firmie, powinna wiedzieć, gdzie ma się skierować, aby go odnaleźć. A zatem, w celu odnalezienia umowy o pracę jednego z pracowników, musi udać się do działu kadr, gdzie powinien się znajdować regał z dokumentami dotyczącymi pracowników, w segregatorze oznakowanym jako umowy, pod właściwą literą alfabetu. W katalogowaniu niezbędne więc będą regały oraz szafy na dokumenty – w tym również na dokumenty tajne, zamknięte w szafie pancernej opatrzonej kodem dostępu. Wszystkie dokumenty nie mogą leżeć niedbale w stosach – muszą mieć swoje miejsce w odpowiednim segregatorze. Najlepiej, aby każdy dokument był wkładany w oddzielną koszulkę, co ułatwia przeglądanie papierów. Organizacja dokumentów na biurku też jest ważną kwestią. Podajnik na dokumenty bieżące na biurku, może być uzupełniony formularzami do wypełnienia przez klienta, ankietami, czy innymi dokumentami, które pracownik potrzebuje mieć pod ręką. W sklepach z artykułami biurowymi i papierniczymi można znaleźć duży asortyment takich wyrobów. Nie bez powodu jest ich taka różnorodność i duża gama kolorystyczna. W przypadku obszernej dokumentacji każdy ze sposobów organizowania dokumentów i każdy kolor segregatora znajdzie swoje zastosowanie!
Zobacz także: https://mojogrodniczy.pl/biblioteczka-z-pomyslem/
